Risposta rapida. Dal 9 luglio 2027, le autorità di tutti gli Stati membri dell’Unione europea dovranno accettare le informazioni sul trasporto di merci condivise in formato elettronico tramite piattaforme certificate, come previsto dal regolamento (UE) 2020/1056 (eFTI). Per le PMI che spediscono merci in Italia e all’estero, questo significa una cosa concreta: chi arriva al 2027 con documenti ancora cartacei (di carta) rischia di restare indietro rispetto a clienti, vettori e partner che lavorano già in digitale.
Perché il 2027 riguarda anche le piccole imprese
Il regolamento eFTI è in vigore dal 2020, ma la sua piena applicazione è fissata al 9 luglio 2027. Secondo la pagina ufficiale della Commissione europea sul regolamento eFTI, da quella data le autorità degli Stati membri dovranno accettare le informazioni condivise elettronicamente dagli operatori tramite piattaforme eFTI certificate. La Commissione stima che il passaggio possa far risparmiare al settore dei trasporti e della logistica fino a 1 miliardo di euro l’anno.
Per ora l’uso del formato elettronico resta una scelta delle imprese, non un obbligo. Il tema però è poco conosciuto: secondo l’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano, il 49% delle aziende che esportano non sa nemmeno che il regolamento eFTI esiste.
Le 7 cose da digitalizzare prima del 2027
1. Il DDT (documento di trasporto)
Il DDT accompagna la merce nei trasferimenti in Italia ed è disciplinato dal DPR 472/1996. È il documento che una PMI produce più spesso, ed è anche quello in cui la carta crea più problemi: copie da firmare, smarrimenti, archiviazione in faldoni, ricerche manuali quando un cliente contesta una consegna. Per questo è il punto di partenza più logico. La normativa non impone un formato specifico, quindi il DDT può nascere già digitale dal gestionale, essere firmato e archiviato senza mai essere stampato. Chi vuole capire da dove cominciare può partire da questa guida alla digitalizzazione del DDT, che spiega contenuti obbligatori, conservazione e passaggio al formato elettronico.
2. La lettera di vettura internazionale (e-CMR)
Per il trasporto stradale internazionale il riferimento è la lettera di vettura CMR. L’Italia ha aderito al protocollo addizionale che introduce la versione elettronica con la legge n. 37 dell’8 marzo 2024, e l’e-CMR è operativa nel nostro Paese da settembre 2024. Anche qui la consapevolezza è bassa: secondo lo stesso Osservatorio del Politecnico di Milano, il 38% delle imprese non è a conoscenza del protocollo addizionale. Per chi esporta con camion verso la Germania, l’Austria o la Francia, è uno dei primi documenti da verificare insieme ai propri vettori.
3. La packing list
La packing list descrive il contenuto di ogni collo: quantità, pesi, dimensioni, imballaggi. Non è un documento fiscale, ma è spesso richiesta da clienti esteri, spedizionieri e dogane. Quando viene compilata a mano o copiata da un foglio Excel, gli errori si propagano su tutti gli altri documenti. Generarla in automatico dagli stessi dati dell’ordine e del DDT riduce le discrepanze e accelera le verifiche.
4. La firma alla consegna
La prova di avvenuta consegna è il momento in cui la carta resiste di più: il cliente firma la copia del DDT, l’autista la riporta in sede, qualcuno la scansiona o l’archivia. La firma raccolta su tablet o smartphone, in particolare nella forma della firma grafometrica, permette di chiudere il processo sul posto e di avere subito il documento firmato nel sistema aziendale. Secondo l’Osservatorio Digital B2b, le soluzioni di firma elettronica sono già usate dal 63% delle imprese: in molti casi si tratta solo di estenderle alla logistica.
5. Archiviazione e conservazione a norma
Digitalizzare un documento non basta: va conservato correttamente. Le scritture e i documenti contabili vanno conservati per dieci anni, come stabilisce l’articolo 2220 del Codice civile, e la conservazione digitale deve rispettare le regole tecniche previste in Italia. La buona notizia è che molte imprese hanno già una base: i sistemi di conservazione digitale a norma sono adottati dal 69% delle aziende secondo il Politecnico di Milano. Il passo successivo è far confluire anche DDT, CMR e documenti di consegna nello stesso archivio, con ricerca rapida per cliente, data o numero d’ordine.
6. Integrazione con magazzino e gestionale
Un documento digitale isolato serve a poco. Il valore arriva quando DDT, packing list e ordini condividono gli stessi dati del gestionale e del software di magazzino (WMS), senza doppie digitazioni. È anche la condizione per usare in futuro le piattaforme eFTI, che dovranno ricevere dati strutturati e non semplici PDF. I sistemi di gestione documentale (DMS) sono oggi adottati dal 42% delle grandi aziende e PMI italiane: per chi non li usa ancora, la logistica è un buon motivo per iniziare.
7. Tracciabilità delle spedizioni
L’ultimo tassello è sapere in ogni momento dove si trova la merce e in che stato è il documento che la accompagna: emesso, firmato, consegnato, archiviato. La tracciabilità digitale riduce le telefonate tra ufficio, magazzino e vettore, rende più semplice gestire contestazioni e resi e offre ai clienti informazioni aggiornate. Per una PMI non richiede per forza investimenti importanti: spesso basta collegare i dati che il gestionale ha già.
Da dove partire: un percorso in tre passi
- Mappare i documenti. Elencare quali documenti di trasporto produce l’azienda, quanti al mese e chi li gestisce.
- Scegliere il primo processo. Nella maggior parte dei casi è il DDT, perché è il più frequente e coinvolge magazzino, amministrazione e clienti.
- Estendere e integrare. Una volta stabile il primo flusso, aggiungere la firma alla consegna, l’e-CMR e la packing list, collegando tutto al gestionale.
Domande frequenti
Dal 2027 il documento di trasporto digitale diventa obbligatorio per le imprese?
No. Dal 9 luglio 2027 il regolamento eFTI obbliga le autorità ad accettare le informazioni elettroniche condivise tramite piattaforme certificate, ma per le imprese il formato digitale resta una scelta. La carta continua ad avere valore legale.
Che cos’è il regolamento eFTI?
È il regolamento (UE) 2020/1056 sulle informazioni elettroniche relative al trasporto di merci. Stabilisce le condizioni con cui le autorità degli Stati membri devono accettare le informazioni fornite in formato elettronico dagli operatori economici e riguarda tutte le modalità di trasporto.
L’e-CMR è già valida in Italia?
Sì. L’Italia ha aderito al protocollo addizionale alla Convenzione CMR con la legge n. 37 dell’8 marzo 2024 e la lettera di vettura elettronica è operativa da settembre 2024.
Il DDT può essere emesso in formato elettronico?
Sì. Il DPR 472/1996 definisce i contenuti del DDT ma non impone il supporto cartaceo. Il DDT può essere generato dal gestionale, firmato elettronicamente e conservato in digitale.
Quanto tempo vanno conservati i documenti di trasporto?
I documenti con rilevanza contabile e fiscale vanno conservati per dieci anni, secondo l’articolo 2220 del Codice civile. La conservazione digitale deve seguire le regole tecniche previste dalla normativa italiana.
Da quale documento conviene iniziare?
Per la maggior parte delle PMI dal DDT, perché è il documento più frequente e quello che coinvolge più funzioni aziendali. Una volta digitalizzato, è più semplice estendere lo stesso processo alla firma alla consegna, alla packing list e all’e-CMR.
