Velocizzare l’accesso agli atti, ridurre i tempi di risposta per cittadini e professionisti e rivedere gli investimenti destinati agli archivi fisici. Sono questi gli obiettivi della mozione presentata dal consigliere comunale Raffaele Colombara (Per una Grande Vicenza), che chiede all’amministrazione comunale di imprimere una decisa accelerazione alla digitalizzazione degli archivi edilizi del Comune di Vicenza.
Il documento prende le mosse dalle iniziative già avviate dall’ente sul fronte dell’innovazione e della trasformazione digitale, tra cui la collaborazione con l’Università di Padova per la reingegnerizzazione dei processi amministrativi, la Cabina di Regia per l’Innovazione, la piattaforma “Stanza del Cittadino” e gli investimenti finanziati attraverso il PNRR per la migrazione al cloud e la cybersicurezza.
“Un servizio strategico per cittadini e professionisti”
Secondo Colombara, uno dei settori che più necessita di un salto di qualità è quello dell’Edilizia Privata, dove ogni anno vengono gestite circa 1.500 richieste di accesso agli atti.
La consultazione della documentazione è ancora fortemente legata alla movimentazione dei fascicoli cartacei, con tempi che possono protrarsi per settimane o addirittura mesi. Una situazione che, evidenzia il consigliere, può rallentare compravendite immobiliari, rogiti e interventi di riqualificazione edilizia.
La mozione sottolinea inoltre come una parte consistente del patrimonio documentale sia ancora custodita in archivi fisici che necessitano di interventi di adeguamento e messa in sicurezza.
La proposta: digitalizzazione archivi progressiva e fondo dedicato
Tra i punti principali del documento vi è la richiesta di predisporre entro 90 giorni un piano operativo per la digitalizzazione degli archivi edilizi, con tempi, costi e obiettivi definiti.
Colombara propone inoltre un modello di digitalizzazione progressiva: ogni pratica richiesta dagli utenti verrebbe digitalizzata e conservata in formato elettronico, evitando future movimentazioni cartacee e costruendo nel tempo un archivio digitale permanente.
Per finanziare il progetto, il consigliere suggerisce di destinare gli introiti derivanti dai diritti di segreteria per l’accesso agli atti edilizi a un fondo vincolato dedicato alla digitalizzazione, creando un sistema in grado di autofinanziarsi nel lungo periodo.
Nel mirino anche il progetto dell’archivio di San Pio X
Uno degli aspetti più rilevanti della mozione riguarda il progetto del nuovo archivio fisico previsto nell’area di San Pio X, per il quale viene stimato un investimento superiore al milione di euro.
Colombara chiede alla Giunta di verificare se parte di queste risorse possa essere destinata a soluzioni alternative, come la digitalizzazione documentale, la conservazione esternalizzata degli archivi o altri sistemi in grado di garantire sicurezza e accessibilità a costi inferiori.
L’obiettivo dichiarato è quello di privilegiare una strategia orientata alla progressiva riduzione della dipendenza dalla documentazione cartacea.
La mozione invita inoltre l’amministrazione ad aprire un tavolo di confronto con Ordini professionali, Collegi tecnici e categorie economiche per individuare le pratiche da digitalizzare prioritariamente e definire eventuali modalità di compartecipazione ai costi del servizio.
Tra le richieste figura anche la ricerca di fondi regionali, nazionali ed europei destinati alla modernizzazione della pubblica amministrazione e alla gestione digitale dei documenti.
Per garantire il monitoraggio dell’iniziativa, Colombara propone infine che la Giunta presenti ogni anno una relazione alla commissione consiliare competente, indicando il numero di pratiche digitalizzate, i tempi medi di accesso agli atti, le risorse impiegate e i risultati raggiunti.
La mozione sarà ora sottoposta all’esame del Consiglio comunale, chiamato a esprimersi sulle linee di indirizzo proposte per il futuro degli archivi edilizi cittadini.
